Dropbox: la herramienta colaborativa ideal para compartir archivos

Laurent Philton es realizador y productor en la empresa de producción audiovisual Phileas Production. Su actividad le hace constantemente trabajar con colaboradores distantes. El descubrimiento de Dropbox, la plataforma de descargas de archivos en la nube le facilitó mucho la vida. Nos cuenta las numerosas ventajas de esta solución, pero también sus limitaciones.
Es Laurent Philton quien decide las elecciones artísticas y de producción en el seno de Phileas Production. Es también quien decide las elecciones tecnológicas, la utilización de herramientas informáticas dedicadas al montaje.
Phileas Production siempre está en busca de nuevas tecnologías que permiten a la producción audiovisual independiente trabajar a precios asequibles. Está constantemente en vigilancia tecnológica de herramientas audiovisuales de nueva generación, incluido las soluciones que facilitan el trabajo en general.

 

CCM - ¿Cómo conoció a Dropbox y después cuándo lo utiliza? ¿Cuáles necesidades le incitó a buscar este tipo de solución?
Laurent Philton - Me enteré de Dropbox por uno de nuestros colaboradores, la agencia WebReport. Durante una reunión de producción, cuando teníamos varios documentos que había que intercambiar y hacer validar a distancia, nos dijeron que lo utilizaban. Pregunté lo que era y me dijeron que era una herramienta genial.
Somos una pequeña empresa y trabajamos con otras personas (redactores, freelance, grafistas) que no están necesariamente en nuestros locales.
Además, utilizo personalmente un ordenador de escritorio, un ordenador portátil, un iPad y un iPhone. Para trabajar con otras personas, una solución como Dropbox es muy práctica porque no se tiene un servidor dedicado, del cual la gestión de red es a menudo complicada de implementar.


CCM - ¿Cuáles son las ventajas de usar Dropbox? ¿Qué beneficios le aporta esta solución en comparación a otras soluciones de almacenamiento compartido como un dispositivo USB, un FTP (siglas en inglés de File Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Archivos) o el envío de emails?
LP - Es particularmente práctico y útil cuando se comparte datos y enlaces con colaboradores distantes. Optamos en seguida por Dropbox porque esta solución hace las veces de plataforma colaborativa para el compartimiento del archivo.
Cuando estoy en reuniones con la clientela, cuando me desplazo o cuando estoy en mi casa, puedo utilizarlo en todas partes, estoy seguro de poder encontrar mis documentos dondequiera que sea, ya sea que esté conectado a la Web o no (en el iPad podemos acceder a los documentos en la carpeta Dropbox en modo no conectado poniéndolos en la carpeta favoritos).
Las ventajas son de 3 tipos:

• El trabajo con mis colaboradores a distancia. La ventaja no reside tanto en la capacidad de almacenamiento sino más bien en poder compartir a distancia. Para validaciones en interno, podemos mostrar en un iPad una película. No hay la necesidad de un ordenador portátil, la solución representa un ahorro de espacio de memoria inestimable.
• Encontrar un documento en cualquier lugar. En términos de almacenamiento, es impecable porque se puede acceder a un documento dondequiera que estemos. Contrariamente a los emails, no necesitamos buscarlo entre varios intercambios de emails.
• Almacenar datos en la nube de Dropbox son seguros.

CCM - ¿A nivel práctico, es el control fácil? ¿Acaso está al alcance de todos?

LP - Dropbox tiene una simplicidad de utilización desconcertante. Con relación a los emails que son limitados en tamaño, nos servimos de Dropbox para el envío de archivos pesados. La persona con quien se comparte Dropbox recibe una alerta cuando un archivo es almacenado o modificado, no hay necesidad de enviar un email, es un ahorro de tiempo y esto evita los problemas de limitaciones en el tamaño de los archivos enviados por email, emails perdidos y borrados, etc.

Además ha sido desarrollada en el espíritu Mac, se integra fácilmente en el entorno informático escogido.

Su flexibilidad hace que se le adopte muy rápidamente. Recibimos una invitación, la aceptamos y el documento es compartido. Probarlo es verdaderamente adoptarlo.



CCM - ¿Optó por la solución de pago o gratuita?

LP - Escogí la solución gratuita porque gozo de mucho espacio gracias al sistema de invitación. Pasé de 2 GB hasta 3 GB de almacenamiento. La solución de pago (no muy onerosa tampoco) no es justificada por el momento.



CCM - ¿Según su opinión, qué es lo que le falta a Dropbox? ¿Qué es lo que podría ser mejorado o qué le gustaría ver desarrollado?

LP - El problema de Dropbox, es el revés de su sencillez. Cuando no se es acostumbrado, hay que tener cuidado con ciertas cosas. Por ejemplo, cuando se quita un archivo compartido, desaparece del Dropbox de la persona quien comparte. O cuando se comparte un archivo pesado con alguien, éste le ocupa espacio en su Dropbox.

Cuando se comparte un archivo, cualquiera puede intervenir, modificarlo o borrarlo. Por lo que se recomienda guardar el archivo original en otro lugar que en Dropbox.

El problema es que no hay mensajes de alertas del tipo "desea realmente modificar o suprimir el archivo" para validar cada una de las acciones. Si se acostumbra rápidamente a trabajar desde Dropbox, puede modificar cosas, pero no puede recuperar el documento original (si no tiene almacenado el original en otro lugar).

Otra cosa, si la interfaz es un éxito sería sólo desde el punto de vista de la integración, la interfaz web parece verdaderamente pasado de modo, se diría que tiene 15 años.



CCM - ¿Para qué tipo de empresa recomendaría Dropbox?

LP - Para todas las empresas independientes que trabajan con freelances y colaboradores a distancia. 

Nosotras no paramos de usarla! y más la usás, más capacidad te da!
Unite a Dropbox!